“Personal de la Oficina Internacional, Prácticas y apoyo a subdirecciones de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación”

Abrimos las puertas de la Oficina Internacional de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación, ubicada desde hace 4 años junto a las Subdirecciones de la Escuela e integrada con dos oficinas más: la Oficina de Prácticas y la Subdirección de Investigación. Esta ubicación nos permite trabajar de forma ágil y en contacto permanente con el equipo directivo y en especial con el Subdirector de Relaciones Internacionales y Empresas. La integración de estas tres oficinas supone una centralización de la atención al alumno, una mayor flexibilidad e interrelación de tareas, lo que conlleva una mejora del servicio y ampliación de horarios de atención. Somos un equipo de personas entusiastas de nuestro trabajo deseando ofrecer un servicio público de calidad.

Desarrollamos nuestra labor con ilusión haciendo realidad los objetivos principales de la Oficina internacional, entre los que destacamos: concienciar de la importancia de la internacionalización a toda la comunidad universitaria; apoyar todas las actividades y procesos de carácter internacional en los ámbitos académico y de investigación; desarrollar una movilidad en la que prime la calidad del servicio prestado al alumno y mantener una relación estrecha con nuestros socios.

Buscamos alcanzar estos objetivos con una labor diaria de resolución de dudas o cuestiones relativas a una movilidad presente o futura, normalizando todos los pasos de los procedimientos administrativos y desarrollando aplicaciones informáticas que facilitan la gestión de todo el proceso para alumnos entrantes y salientes, las cuales no podrían funcionar sin dos soportes básicos: el Gabinete Informático de la Escuela y los becarios internacionales.

Este trabajo se completa con presentaciones a lo largo del curso, unas de carácter preparatorio en las que se informa al alumno de la importancia que tiene realizar una movilidad tanto a nivel curricular, como para su desarrollo personal. Otras tienen un corte más específico como son, por ejemplo, las presentaciones de las ofertas de Doble Titulación Internacional o las ofertas específicas para Estados Unidos o Asia. Una vez asignadas las plazas, realizamos sesiones informativas donde se explican los distintos procedimientos a seguir antes, durante y después de su movilidad.

El proceso de movilidad en la Escuela comienza informando al alumno de la necesidad de realizar una preparación exhaustiva previa a su solicitud. Esto supone el desarrollo individual de Proyectos Formativos para sus destinos de interés, adaptados a sus necesidades académicas, que deben ser coherentes y cubrir las competencias de las asignaturas de la Escuela. Para la evaluación de estos Proyectos Formativos contamos con el apoyo de un personal docente involucrado y comprometido que realiza la supervisión académica.

Una vez en destino, hacemos un seguimiento de todos los alumnos entrantes y salientes concertando citas por videoconferencia y reuniones en pequeños grupos a lo largo del curso. De esta forma, conocemos de primera mano su progreso y las dificultades con las que se encuentran. Queremos mantenernos cerca de los alumnos durante su movilidad, aportando apoyo y soluciones a sus problemas para que se sientan acompañados en todo momento.

Por otro lado, mantenemos una estrecha relación con nuestras Universidades socias. ¡Trabajamos con algunas de ellas desde hace más de 30 años! Con el fin de ofrecer a nuestros alumnos la posibilidad de estudiar en las mejores universidades europeas, pero también norteamericanas, asiáticas y latinoamericanas, recibimos cada año visitas de socios que vienen a presentar las novedades de sus programas académicos, suscitando un gran interés entre los alumnos. De la misma manera, algunos miembros de la Oficina Internacional viajamos al extranjero para promocionar la UPM, así como las titulaciones de la ETSIT, sus servicios y actividades. Participamos también en ferias y semanas internacionales que nos permiten reunirnos con nuestros homólogos extranjeros, mantener relaciones fluidas y duraderas y establecer nuevos acuerdos bilaterales en nuestras áreas de estudios. ¡Contamos también con el apoyo de nuestros alumnos que actúan como imprescindibles embajadores!

Toda la información referente a la movilidad de nuestra Universidad, así como la que nos envían nuestras Universidades socias, se publica y actualiza en la página web de la Oficina Internacional. Los alumnos pueden consultar las experiencias de compañeros que han desarrollado ya su estancia. Además, pueden entrar en contacto con ellos a través de una nueva aplicación que hemos puesto en marcha recientemente: Intercontacta. Para nosotros, el apoyo entre alumnos es fundamental porque son la mejor fuente de información. En este sentido, creamos espacios en la Escuela como el Club Internacional para que los estudiantes entrantes y salientes puedan relacionarse, intercambiar información y practicar idiomas. ¡Una buena motivación para ambos actores!

El programa Mentor Internacional, supervisado por la Oficina, es otro de nuestros pilares. Alumnos de nuestra Escuela tutelan a los estudiantes internacionales desde su aceptación, es decir, mucho antes de incorporarse a la Universidad. Les ayudan en su integración, celebran con ellos múltiples actividades y colaboran de forma activa con la asociación de estudiantes UPM International. No olvidamos que los incoming son la mejor carta de presentación de la UPM en sus lugares de origen. Si su experiencia ha sido positiva, contribuirán a que cada año más alumnos quieran venir a estudiar con nosotros.

A nuestros alumnos entrantes los recibimos en el “Welcome Day”. Ese día es su primera toma de  contacto con la Escuela donde les damos la bienvenida, les presentamos la Universidad y les explicamos los procesos académicos y administrativos básicos. En estas jornadas contamos con la colaboración inestimable de la Delegación de Alumnos y de los mentores internacionales.

Queremos destacar las encuestas de valoración que realizamos a los alumnos al final de su movilidad. Nos permiten comprobar el nivel de satisfacción con la gestión de la Oficina y recoger sus sugerencias para mejorar nuestros procedimientos en el futuro. Para nosotros es un orgullo contribuir a que su experiencia, más allá de la dimensión académica, sea lo más gratificante posible.

Otro aspecto fundamental es la movilidad de personal de administración y servicios y profesores. Actualmente nuestra actividad se centra principalmente en la difusión de las diferentes ofertas y convocatorias, pero entre nuestros objetivos futuros está aumentar su visibilidad, apoyar y acompañar de manera más específica su experiencia internacional.

Este año ha supuesto todo un reto. La llegada de la pandemia el pasado mes de marzo obligó a la implantación de un día para otro del teletrabajo, incorporando herramientas como Teams, Zoom o Skype a nuestra actividad diaria, lo que nos ha permitido seguir coordinados y mantener toda la programación planificada. Durante este tiempo se ha puesto a prueba la fortaleza de la Oficina Internacional para seguir prestando un servicio de calidad en todas sus vertientes, prueba que hemos sabido afrontar satisfactoriamente con la valiosa colaboración de todos los actores participantes (estudiantes, profesorado y PAS) y con la contribución de todos los servicios de la Escuela, que siempre nos apoyan en el desarrollo de la internacionalización del Centro.

Nos sentimos UPM participando de forma activa en todas sus propuestas internacionales y favoreciendo sus acciones globales, tales como la presencia en la Semana Internacional, la difusión de los cursos del Centro de Lenguas, la Escuela Internacional o la acogida de delegaciones extranjeras.

Nos sentimos UPM porque nos apoyamos entre todas las Escuelas que componemos la Universidad, organizando actividades conjuntas, compartiendo información sobre procesos de movilidad y orientando a los alumnos en el universo UPM.

Todo lo que hemos presentado es el fruto de un trabajo conjunto de la Oficina Internacional con todos los servicios de la ETSIT que colaboran estrechamente con nosotros y, sin cuya implicación, no sería posible llevar adelante este proyecto de principio a fin. Desde aquí os agradecemos enormemente vuestra disponibilidad y vuestra predisposición a aportar ideas que mejoran la experiencia y la calidad de la internacionalización de nuestra Escuela.

Equipo de la Oficina Internacional

Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación – UPM